关于做好2024年学校综合档案归档工作的通知
校属有关单位：
为了更好地完成2023-2024年度的材料归档工作，档案馆按照《高等学校档案管理办法》（27号令）、《高等学校档案工作规范》的指导意见，对综合档案各类材料的归档作出具体要求，请相关单位参照要求，做好归档材料的整理、立卷和移交工作。
附件：
1.党群与行政类材料归档要求
2.科研类材料的归档要求
3.财务类档案归档要求
4.基建类档案归档要求
5.教学类材料归档要求
6.实物档案移交归档要求
7.出版类材料归档要求
8.外事类材料归档要求
9.声像类材料归档要求
10.设备类材料归档要求
11.获奖证书、奖牌及奖牌类材料归档要求
重庆交通大学档案馆
2024年5月9日
附件1：
党群与行政类材料归档要求
根据《高等学校档案工作规范》对党群与行政类材料归档要求如下：
1.党群（包括组织部、宣传部等）与行政（审计处、人事处等）类的档案归档文件必须为原件，电子公文必须通过学校OA办公系统下载打印并附运转处理纸完整件。
2.填写归档移交表。进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“文书档案归档移交表”并按照要求填写，然后发送归档移交表电子文档到档案馆进行审核。
3.档案整理。根据审核返回后的归档移交表，对归档移交目录和文件进行整理，去掉订书钉，用彩色回形针（回形针外面有层塑料）别上，对文件的电子文档要同步进行整理。
4.办理移交。打印归档移交表一式两份（用胶水粘左上角，不用订书钉）、备考表（一盒一份），移交表封面要加盖部门公章，尾页部门领导签字、经办人员签字后办理移交，同时需移交归档文件移交表的电子文档。
联 系 人：邓海康
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
归档时间：2024年6月30日前
附件2：
科研类材料归档要求
根据《高等学校档案工作规范》对科研类材料归档要求如下：
1.归档材料整理。科技处、教务处、高教所的档案兼职人员对要归档材料进行整理，去掉订书钉，编写页码，参照档案盒的厚度是5cm，按此厚度组卷。
2.填写归档移交表。先联系档案馆，接收科研档案归档移交表（样表）、卷内目录（样表）、备考表（样表）。将填写好的归档移交表和卷内目录的电子档发送档案馆审核。
3.办理移交。审核合格后在档案馆领取相应的档案盒，按照卷内目录、归档材料、卷内备考表的顺序装盒，根据审核返回后的移交表案卷题名，在档案盒上填写题名，并在指定位置编号。移交表封面要部门公章，尾页部门领导签字，经办人员签字。归档移交表、卷内目录的电子文档同时移交。
联 系 人：杨旭
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
归档时间：2024年6月30日前
附件3：
财务类档案归档要求
按照《会计档案管理办法》（第79号令）和《高等学校档案工作规范》，对财务类档案归档要求如下：
1.财会档案整理。财务部门兼职档案员要对归档材料进行整理，除财会凭证外，其他类别的请先进行咨询，然后再进行移交表、卷内目录、备考表和档案盒的填写。
2.填写移交清册。进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“会计档案保管（移交）清册”，填好后，请先发送会计档案保管（移交）清册的电子文档到档案馆邮箱，经审核合格后，移交清册封面加盖部门公章，领导和经办人员签字。
3.办理移交。除移交纸质档案外，要同时移交会计档案保管（移交）清册、卷内目录的电子文档。
联 系 人：付豪华
联系电话：62652336
电子邮箱：403705632@qq.com
归档时间：2024年6月30日前
附件4：
基建类档案归档要求
依据《重庆市建设工程档案编制验收标准》（DBJ 50-129-2011）、《高等学校档案工作规范》，对基建档案归档要求如下：
1.基建处兼职档案员，负责基本建设类档案的部门立卷工作。
2.归档移交表填写。进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“档案归档移交表”并按照要求填写，整理后请先发送归档文件移交表的电子文档到档案馆进行审核。
3.档案整理。根据审核后返回的移交表，对归档材料进行整理，去掉订书钉，用彩色回形针（回形针外面有层塑料）别上，在备考表相应栏内签字，对归档材料的电子文档要同步进行整理，交纸质材料的同时必须交电子文档。对档案盒和档案装具进行相关栏目的填写，装入档案盒内材料的顺序是：卷内目录、归档材料、备考表。
4.办理移交。打印归档移交表一式两份（用胶水粘左上角，不用订书钉）、备考表一份，移交表封面加盖部门公章，领导和经办人员签字后办理移交，同时需移交卷内目录和移交表的电子文档。
联 系 人：邓海康
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
归档时间：2024年6月30日前
附件5：
教学类档案归档移交要求
按照《高等学校档案工作规范》对教学档案归档要求如下：
1.兼职档案人员，负责教学档案的部门立卷工作。
2.对归档材料进行整理，去掉订书钉，编写页码。
3.将归档移交表和卷内目录的电子档发送档案馆审核，审核后在档案馆领取相应的档案盒，按照卷内目录、归档材料、卷内备考表的顺序装盒。
4.归档移交表、卷内目录的电子文档同时移交。
5.归档移交表（样表）、卷内目录（样表）、备考表（样表）的电子档请与档案馆联系。
6.本年度毕业研究生学位论文，只对优秀学位论文进行归档。
联 系 人：杨旭
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
归档时间：2024年6月30日前
附件6：
实物档案移交归档要求
移交实物的部门对归档移交表的签字和盖章要齐全，做好卷内目录，且档案材料的电子文档要同时移交。
联 系 人：杨旭
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
附件7：
出版类材料归档要求
按照《高等学校档案工作规范》对出版档案归档要求如下：
1.进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“文书档案归档移交表”并按照要求填写，提交纸质文件的同时必须提交电子文档，填好后请先发送归档文件目录电子文档到档案馆进行审核。
2.根据返回的归档移交表，对归档目录和文件进行整理，去掉订书钉，在归档文件的左上角用不锈钢订书钉订上，对文件的电子文档要同步进行整理。
3.打印归档文件目录一式两份（用胶水粘左上角，不用订书钉）、备考表一份，部门领导签字、盖章后办理移交，同时需移交文件的电子文档。
联系人：杨旭
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
归档时间：2024年6月30日前
附件8：
外事类材料归档要求
按照《高等学校档案工作规范》，外事档案归档文件必须为原件，电子公文必须加盖电子公文专用章。现对外事档案归档要求如下：
1.进入档案馆主页“下载专区”栏内下载“文书档案归档移交表”并按照要求填写，提交纸质文件的同时必须提交电子文档，填好后请先发送归档文件目录电子文档到档案馆进行审核。
2.根据返回的归档移交表，对归档目录和文件进行整理，去掉订书钉，用彩色回形针（回形针外面有层塑料）别上，对文件的电子文档要同步进行整理。
3.打印归档文件目录一式两份（用胶水粘左上角，不用订书钉）、备考表一份，部门领导签字、盖章后办理移交，同时需移交文件的电子文档。
4.留学生归档材料，由留学生所在学院进行归档。
联系人：邓海康
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
归档时间：2024年6月30日前
附件9：
声像类档案归档要求
1、各学院的毕业合影照片与研究生毕业合影照片归档：将照片上人员名单贴在相片背面过塑，在档案馆主页“下载专区”栏内下载“重庆交通大学声像档案保管（移交）表”并按照要求填写。请先发送声像档案保管（移交）表电子文档到档案馆经审核后再办理移交手续，提交纸质照片的同时需移交毕业合影的电子照片。
2、按照《照片档案管理规范》和《高等学校档案工作规范》，对声像档案归档内容要求说明如下：
纸质毕业生合影照片；
每张照片的说明文件纸质打印稿（A4）；
电子版的合影照片及说明文件（word）。
3、归档要求
1．纸质合影照片
（1）纸质照片：图像清晰；规格尺寸符合常规要求；照片正上方有烫金字样的“重庆交通大学X届X学院（X专业X班）本科/硕士/博士毕业合影”
（2）照片说明
照片说明是对相片中相关信息的说明。内容格式：
名 称： 重庆交通大学土木工程学院2024届土木工程1班毕业合影。
时 间： 2024年6月23日
地 点： 土木楼前
人 物： 左起第五排：张某 李某 王某 …… …… …… ……
左起第四排：施某 张某 陈某 …… …… …… …
左起第三排：胡某 韩某 罗某 …… …… …… …
左起第二排：赵某 高某 曹某 …… …… …… ……
左起第一排：喻某 郑某 李某 杨某 …… ……
附 注： 左起第一排：郑某 土木学院教师
李某 土木学院教师
杨某 土木学院党总支书记
王某 土木学院院长
…… ……
未到者：孙某 程某……
划线者为老师。
摄影者：张某
（3）纸质照片归档时，将说明文件附照片背后，并与照片一起过塑后归档。
（4）照片不得折叠。
2. 照片电子版
（1） 照片的电子版必须与所归档的纸质相片图像一致。
（2）文件命名及格式：“重庆交通大学X学院X 届（X专业X班）本科/硕士/博士毕业合影.Jpg”。
（3）使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，并标示文字说明，与数码形式的底片一并归档。
（4）数码照片收集时应统一使用JPEG格式。
（5）用数码相机直接拍摄的数码照片，照片要求彩色，其像素数应在2000万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于500dpi。
归档时间：2024年6月30日前
联 系 人：付豪华
联系电话：62652336
电子邮箱：403705632@qq.com 。
附件10：
设备类材料归档要求
按照《高等学校档案工作规范》对设备档案归档要求如下：
1.资产设备与后勤管理处的兼职档案员，负责设备档案的部门立卷工作。
2.对归档材料进行整理，去掉订书钉，编写页码。
3.将归档移交表和卷内目录的电子档发送档案馆审核，审核后在档案馆领取相应的档案盒，按照卷内目录、归档材料、卷内备考表的顺序装盒。
4.根据返回的题名，在档案盒上填写题名并在指定位置编号。
5.归档移交表、卷内目录的电子文档同时移交。
归档移交表（样表）、卷内目录（样表）、备考表（样表）的电子档请与档案馆联系。
联 系 人：邓海康
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn。
归档时间：2024年6月30日前
附件11：
获奖证书类归档要求
按照《高等学校档案工作规范》，获奖证书、奖牌及奖杯归档必须为实物原件。现将获奖证书、奖牌及奖杯归档要求如下：
进入档案馆主页“下载专区”栏内下载并填好“获奖证书、奖牌归档移交目录”后，请先发送移交目录的电子文档到档案馆，经审核后再办理移交手续。
联 系 人：邓海康
联系电话：62311639
电子邮箱：zhdak@cqjtu.edu.cn
归档时间：2024年6月30日前